8 étapes pour organiser votre séminaire !

Le séminaire est un événement professionnel particulier, avec des principes d’organisation qui lui sont propres. Il vise à former et à informer les participants sur un sujet ou un thème spécifique. Malgré les spécificités d’un tel événement, son organisation n’est pas si difficile ! Tout est une question de planification et de prévision. Si vous ne savez pas par où commencer pour que tout le monde passe un bon moment lors de votre séminaire, suivez ces quelques étapes qui vous montreront la voie à suivre.

1. Connaissez vos objectifs

Définir les objectifs du séminaire est une première étape essentielle. Vous devez être en mesure de donner une réponse claire à la question : pourquoi organisons-nous ce séminaire ? Une fois que vous avez répondu à cette question, vous devez savoir ce que vous attendez de l’événement. Sur la base de ces éléments, vous élaborerez un plan d’action concret. Définir au préalable les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir son organisation. Certains séminaires, par exemple, auront pour objectif principal de renforcer l’esprit d’équipe, d’autres serviront à former les nouveaux employés ou à célébrer une augmentation du chiffre d’affaires, etc. De l’objectif principal découleront plusieurs objectifs secondaires – vous devrez alors les hiérarchiser afin de les gérer au mieux un par un.

2. Définissez qui sont vos participants

Plusieurs parties prenantes doivent être prises en compte lorsque vous organisez ce type d’événement. Tout d’abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera cruciale dans la planification de votre événement. Votre cible principale est toute personne directement concernée et affectée par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsque nous parlons de participants dans ce cas précis, ils ne se limitent pas aux personnes assistant au séminaire, mais incluent également les intervenants. Une fois que vous avez identifié les informations à transmettre et qui les transmettra, il est temps de trouver les personnes qui partageront ces informations. Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul orateur afin d’assurer une bonne fluidité et une continuité logique dans la façon dont les idées sont présentées. Mais si cela ne peut être le cas, n’hésitez pas à impliquer davantage de personnes. Faires appel à une agence d’hôtesses d’accueil évènementiel qui prendra en charge l’organisation de votre séminaire.

3. Faites des prévisions budgétaires

La substance de votre événement a été définie, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour façonner le format selon vos souhaits. C’est là qu’intervient le budget prévisionnel. Le budget est établi en fonction des deux premières étapes ainsi que des diverses contraintes financières. Une fois les objectifs hiérarchisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs. Chacun d’entre eux nécessitera des ressources financières. Il faudra donc veiller à ce que toutes les dépenses prévues ne dépassent pas les revenus qui leur sont alloués. Notre dernier conseil en matière de budget est de toujours prévoir une marge d’erreur pour les éventuelles dépenses imprévues.

4. Choisir la bonne date

Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire. Les différentes options de date doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient pas disponibles. Vous devrez choisir une date à laquelle la majorité des participants seront disponibles. Évitez les périodes où votre public cible est susceptible d’être en vacances, ou les jours fériés et les jours de fête nationale. Avant de fixer une date définitive, il est également important de demander aux participants s’ils sont disponibles.

5. Trouver un lieu approprié

Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité signifie ici le nombre de personnes que la salle peut contenir, tout en laissant la salle aérée et pas trop encombrée. Ensuite, le deuxième critère à prendre en compte est le lieu. Si vous organisez un séminaire pour les personnes de votre bureau, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus éloigné de la ville même si vous voulez être original, surtout lorsque les invités paient leur propre transport. L’accès au séminaire doit également être facile, sans avoir à chercher pendant des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à l’autre. Une fois que vous avez trouvé un lieu qui vous semble approprié, vous devez vraiment le visiter. Quelques photos ou quelques brochures ne vous montreront pas l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prudent.

6. Utilisez une solution d’inscription en ligne

L’utilisation d’une solution d’inscription en ligne vous permettra d’alléger votre charge de travail. Elle vous permettra de gérer facilement les inscriptions au séminaire et même de vendre vos billets en ligne. L’importance d’une telle solution est primordiale dans la réussite de l’organisation de votre séminaire. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est facile à utiliser, rapide à mettre en place et qu’elle dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer vos inscriptions.

7. Organisez des activités

Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à planifier chronologiquement les activités qui se dérouleront pendant l’événement. Une planification détaillée doit être effectuée plusieurs jours ou semaines à l’avance. Pour garantir la bonne exécution du plan, vous devrez effectuer des répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant l’événement lui-même. Vous devrez également prévoir des pauses avec de la nourriture et des boissons, ainsi qu’une marge d’erreur pour toutes les activités afin d’éviter d’être pris au dépourvu par toute circonstance inattendue.

8. Un principe directeur : La communication

La communication déterminera l’image et la portée de votre événement. Plus l’événement est important, plus vous devrez communiquer. Vous devez assurer un suivi auprès de votre public (votre solution d’inscription en ligne peut vous permettre de le faire automatiquement) au moins une fois avant la tenue du séminaire. Un suivi doit être envoyé au moins une semaine avant le séminaire – il vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de participants au séminaire (grâce aux réponses recueillies), en plus de rappeler aux participants l’événement à venir. Vous pouvez communiquer via votre mini-site ou votre site web, mais aussi en utilisant les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, etc.). Néanmoins, votre travail de communication ne s’arrête pas là. En effet, après le séminaire, il sera essentiel d’envoyer un compte-rendu du séminaire – s’il y en a un – ainsi que des emails pour remercier les participants, et recueillir leur retour et leur avis.

Vous avez maintenant les conseils essentiels pour organiser un séminaire réussi. Planifiez, programmez, et ayez toujours une bonne solution de gestion à vos côtés pour vos événements afin de faciliter vos tâches, ainsi que celles de vos participants.